No-Shows? Nein, Danke! Tipps für den idealen Event Reminder

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Selbst das aussergewöhnlichste Event kann leicht in Vergessenheit geraten, wenn der Termin schon einige Woche oder Monate im Voraus angekündigt wird. Mit einem optimal platzierten Event Reminder bringst Du Dich ruckzuck wieder in Erinnerung. 

Ein Event Reminder erfüllt einen simplen Zweck: Er sorgt dafür, dass Deine Veranstaltung nicht in Vergessenheit gerät. Gerade im Business-Umfeld, bei dem sich Deine Gäste sicherlich für zahlreiche Events anmelden, werden einzelne Veranstaltungen schnell mal übersehen oder vergessen.

Mit einer kreativen Gestaltung Deines Event Reminders kannst Du dem Gedächtnis Deiner Gäste nicht nur ein bisschen auf die Sprünge helfen, sondern auch Emotionen wie Vorfreude und Neugier wecken. Vermittle Deinen Gästen, dass Du Dich auf sie freust. Verrate vielleicht schon einige kleine Highlights. Dadurch steigt die Attraktivität Deiner Veranstaltung erheblich. Und damit steigen auch die Chancen, dass eine Vielzahl der registrierten Gäste auch tatsächlich bei Deinem Event erscheint.

Der ideale Betreff für Deinen Event Reminder

Du willst natürlich, dass deine Reminder-Mail nicht nur verschickt, sondern auch mit Interesse gelesen wird. Wir werden alle täglich von einer E-Mail-Flut überschwemmt. Ein guter Betreff, bei dem die Augen Deines Empfängers hängen bleiben, ist die halbe Miete. Dabei kommt es auf einen gesunden Mittelweg an: Nicht zu reisserisch, nicht zu langweilig.

Schreibe in den Betreff zuerst den Namen Deines Events, damit der Empfänger die Bedeutung der E-Mail sofort erkennt. Ansonsten könnte er sie eventuell für Spam halten. Danach sollten, im Betreff oder auch im Pre-Header der E-Mail, wenige Worte folgen, die den zeitnahen Charakter Deines Events verdeutlichen. Formulierungen wie Bald ist es soweit! oder Die Uhr tickt… sind geeigneter als nur noch 3 Tage. Schliesslich weisst Du nie, wann der Empfänger die E-Mail liest.

Inhalte der E-Mail sinnvoll formatieren

Wenn es um E-Mails zu Veranstaltungen, Produkten oder Services geht, wissen wir: Kaum jemand nimmt sich die Zeit, die E-Mail von Anfang bis Ende zu lesen. Umso wichtiger ist, dass alle relevanten Informationen und Daten auf den ersten Blick hervorstechen. In erster Linie sind das natürlich Tag und Uhrzeit des Events. Aber auch Highlights wie Ehrengäste, interaktive Einlagen oder Shows sollten hervorgehoben werden.

Für die generelle Formatierung sind Absätze und kurze Aufzählungen zu empfehlen. Eine kompakte Gestaltung ist dabei empfehlenswerter als ein langer Roman - dieser würde sowieso nicht gelesen werden. In unserer Eventmanagement Software eyevip findest Du schicke Vorlagen, anpassbar an Dein Corporate Design. Du musst nur noch die Inhalte auf Dein Event hin abstimmen.

Mit einem QR-Code Neugierde wecken

Mit der richtigen Gestaltung des Betreffs und der E-Mail selbst weckt Dein Event Reminder im Idealfall Interesse nach weiteren Informationen. Klassischerweise erfolgt eine Verlinkung auf die Event Webseite Deiner Veranstaltung, alternativ zu einer PDF-Datei als Broschüre oder Programmheft. Um dich von anderen Event Remindern abzuheben und die E-Mail als modernes Marketing-Tool zu nutzen, ist der QR-Code eine coole Alternative. Mit wenig Aufwand kannst Du den Code erstellen, z.B. bei QR Code Monkey, und in Deine E-Mail integrieren. Der Code lenkt automatisch den Blick des Betrachters auf sich, sodass Dein Event Reminder sicherlich grösseren Eindruck hinterlassen wird.

Erreichbarkeit als Schlüssel für einen erfolgreichen Event

Ein abschliessender Tipp für Dein Event und Event Reminder: Sei erreichbar! Sei nahbar und kommuniziere gut sichtbar, wie Deine Gäste bei Fragen Kontakt mit Dir oder Deinem Event Team aufnehmen können – sei es Telefon, E-Mail oder WhatsApp. Schliesslich willst Du potentielle Gäste nicht auf der Zielgeraden aufgrund einer letzten, vergeblichen Nachfrage verlieren.

Mit einer Eventmanagement Software unkompliziert zum Event Reminder

Bei einer Eventmanagement Software wie eyevip ist eine Vorlage in ansprechendem Design für die Event Reminder E-Mail schon integriert. Ein professioneller Auftritt ist also garantiert. Unsere Vorlagen kannst Du an Deine Bedürfnisse anpassen – Logo und Headerbild sind flexibel austauschbar. Wir passen die Vorlagen auch gerne komplett an Dein Corporate Design an. Neben Vorlagen für E-Mails und Event Landingpages bietet eyevip eine Fülle weiterer Funktionen, mit denen Du Dein anstehendes Event digital und effizient planen kannst. Durch die Automatisierung beim Einladungs- und Gästemanagement wird Dein Zeitaufwand spürbar reduziert. Mit Status-Tracking in Echtzeit und diversen E-Mail-Vorlagen sowie Segmentierung beim Versand von E-Mails sind Excel-Listen und manueller Mail-Versand passé.

Best PracticeOlga Schüle