Wie Dein Kick-Off zum Kick-Ass Meeting wird

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„Nicht schon wieder ein Meeting…ich komme ja kaum zum Arbeiten!“

Ob dieser Satz in einem genervten Ton geflüstert oder, wie meistens, nur insgeheim gedacht wird: Das Gefühl kennen wir alle. Sicherlich gibt es Besprechungen, die man sich sparen kann. Gründe dafür gibt es viele. Vielleicht wird es ineffizient gestaltet, vielleicht wäre es auch stattdessen mit einer einfachen E-Mail getan. Nicht so beim Projekt Kick-Off. Dieses Meeting ist essentiell für einen erfolgreichen Projektverlauf. Mit unseren Tipps kannst du dir sicher sein, dass niemand mehr (innerlich) die Augen verdreht, wenn du dein nächstes Meeting ansetzt.

Wozu braucht man eigentlich ein Kick-Off Meeting? 

Der Auftrag ist unterschrieben oder (d)ein Projekt wurde intern genehmigt und dir übertragen. Wie auch immer, während Sales schon den Champagner aus dem Kühlschrank geholt hat, geht für dich als Projektleiter(in) und für dein Team die Arbeit jetzt erst los. Damit dein Projekt ein voller Erfolg wird, musst du sicherstellen, dass das Team gut zusammenspielt und dass alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Das Projekt soll natürlich innerhalb des dafür vorgesehenen Zeitrahmens und Budgets abgeschlossen werden, und die Qualität muss auch stimmen. Um die Grundsteine für diese Erfolgskriterien zu legen, kannst du das Projekt Kick-Off Meeting nutzen. Und es liegt ganz an dir, das Meeting so zu gestalten, dass deine Kollegen motiviert und gut gelaunt herausspazieren und sich voller Tatendrang auf das Projekt stürzen.

 

Wann & wer?

Das Kick-Off sollte direkt zu Beginn eines Projekts gehalten werden. Sollten jedoch im Laufe des Projekts mehrere neue Team-Mitglieder zu euch stossen, macht es Sinn, ein weiteres Kick-Off Meeting zu halten, um die neuen Kollegen und Kolleginnen richtig aufzugleisen. In jedem Fall sollte jeder, der am Projekt mitarbeitet, auch beim Kick-Off Meeting dabei sein. Ganz wichtig: Beziehe auch die Mitarbeiter ein, die remote mitarbeiten, zum Beispiel mit einem Video-Call.

Kennenlernen & Projektüberblick

Falls sich noch nicht alle Team Mitglieder gegenseitig kennen, sollte es zu Beginn eine kurze Vorstellungsrunde geben. Danach sollte die Projektleitung einen kurzen Überblick über das Projekt geben. «sharing is caring» ist hier für mich der Grundsatz. Ich gebe meinen Kollegen alle relevanten Informationen, die ich habe: Wie kamen wir zu diesem Projekt? Was wissen wir über den Kunden, seine Bedürfnisse und seine Sorgen? Wie ist der Projektumfang? Was sind grob die Anforderungen? 

Damit spulst du sozusagen das Pflichtprogramm ab. Vielleicht wandern schon die ersten Blicke ins Leere, jemand gähnt – höchste Zeit, dein Team mit einem interaktiven Agenda-Punkt aufzuwecken.

 

Die Projektvision

Das gesamte Team sollte auf eine gemeinsame Projektvision hinarbeiten. Jedes einzelne Mitglied des Projektteams muss diese Vision kennen. Das gemeinsame Erarbeiten der Projektvision für euer Projekt kann äusserst motivierend sein. Man steht schliesslich viel mehr hinter etwas, was man selbst erschaffen hat. Es gibt verschiedene Methoden für die gemeinsame Definition der Projektvision im Kick-Off Meeting. Eine davon möchte ich dir hier vorstellen: Jedes Team-Mitglied soll einen Vorschlag für die Projektvision auf ein Post-It schreiben. Die Projektvision besteht aus einem einzigen Satz und beantwortet die folgenden Fragen: Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Welches Problem soll damit gelöst werden? Warum wird unsere Lösung besser sein als bereits bestehende Lösungen? Unsere eyevip Produktvision ist zum Beispiel:

«Wir entwickeln eine sichere Software mit einer tollen User Experience, die das Einladungs- und Gästemanagement für Events digitalisiert und für unsere Kunden stark vereinfacht.»

Danach stellt jeder seine Projektvision kurz vor. Nun könnt ihr die verschiedenen Beiträge konsolidieren und eine gemeinsame Projektvision für das anstehende Projekt erstellen. Mit dieser Übung habt ihr nun ein Ziel, eine konkrete Vision für euer Projekt festgelegt, auf die ihr gemeinsam hinarbeiten könnt. 

Die Erfolgsdefinition

Wann spricht man eigentlich von einem erfolgreichen Projekt? Mit der Projektvision klar vor Augen könnt ihr nun gemeinsam im Team definieren, wie ihr den Projekterfolg messen könnt. Jedes Team-Mitglied soll mindestens einen Erfolgsindikator aufschreiben und dem Rest des Teams vorstellen. Die Einhaltung des Zeit- und Budgetplans ist ein offensichtlicher Indikator, aber ihr wollt sicherlich die berühmte Extra-Meile gehen. Beispielsweise soll euer Kunde so zufrieden sein, dass er ein begeistertes Testimonial für eure Webseite zur Verfügung stellt. Oder ein Team-Mitglied wird durch die Projektumsetzung zum Experten in einer bestimmten Programmiersprache. Oder ihr werdet mit Lob und Begeisterung von euren Gästen für euer Event überschüttet. Oder, oder, oder… Euch sind keine Grenzen gesetzt. Nur eure eigenen.

Wenn es euch möglich ist, hängt die Projektvision sowie die Erfolgsindikatoren nach dem Kick-Off gut sichtbar in eurem Büro auf. Ganz nach dem Motto «Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.» (Laotse, chinesischer Philosoph).

Nach der Erstellung der Projektvision und der Erfolgsdefinition habt ihr nun (hoffentlich) ein deutlich wacheres Team vor euch sitzen. Der angenehme Nebeneffekt: Ihr seid alle motiviert und voller Tatendrang!

Zeitplanung

Zurück zum üblichen Pflichtprogramm. Es sollte eine Timeline sowie Meilensteine definiert und am besten visualisiert werden. Wann wollen (oder eher müssen) wir fertig werden und welche wichtigen Zwischenergebnisse können wir definieren und terminieren? Messbare Zwischenziele machen die Projektplanung und das Projektcontrolling einfacher.

Verantwortlichkeiten & Kommunikation

Innerhalb eines Projektes müssen die Rollen der Team-Mitglieder klar definiert sein. Wer ist für was zuständig? Diese Frage sollte allerdings schon vor dem Kick-Off Meeting geklärt sein. Im Meeting selbst stellt ihr sicher, dass jeder weiss, wofür die anderen verantwortlich sind. An dieser Stelle kann auch über die Kommunikation gesprochen werden. Wie oft und wann soll es Statusmeetings geben? Wenn es Änderungen an den Anforderungen gibt, müssen diese von einer bestimmten Person «abgesegnet» werden? Von wem? Wer kommuniziert mit welchen Stakeholdern? Auf welchem Wege können kurze Abstimmungen erfolgen (wir haben ja gelernt, es braucht nicht immer ein Meeting)? Derzeit «in» ist Slack, ein Instant-Messaging-Dienst, den wir bei eyevip auch nutzen. Eröffnet darin einen Raum für das Projektteam – kurze Infos fürs ganze Team können darüber ge»broadcasted» werden, anstatt die Tausendste E-Mail zu verschicken.