E-Mails schreiben, die ankommen

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85% der weltweit versendeten E-Mails sind Spam, also unerwünschte Werbung. Spamfilter sorgen dafür, dass E-Mail Empfänger so wenig wie möglich belästigt werden. Aber wie unterscheiden sie unerwünschte Werbung von anderen Inhalten? Und wie kannst Du Deinen Newsletter oder Deine Einladung vom Spamfilter fernhalten?

 

Wie funktioniert ein Spamfilter?

Ein Spamfilter ist ein Programm, das auf Mail-Client- und -Server-Seite ausgeführt wird. Er prüft alle eingehenden Nachrichten und gibt ihnen einen gewissen Anzahl von “Spam-Punkten“. Erreicht die Punktzahl eine gewisse Höhe, wird die Nachricht automatisch in den Spam Ordner verschoben. Diese Punkte werden nach verschiedenen Kriterien berechnet. Jeder Spamfilter hat jedoch seine eigenen Regeln. Dies erklärt warum gewisse E-Mails bei manchen Empfänger ankommen und bei anderen nicht. Aber eines ist klar: bei Spamfiltern geht es immer darum, möglichst wenig Punkte zu sammeln.

 

Auf was musst Du achten?

Ein seriöser Absender

Spamfilter merken sich in der Regel Absender, die schon als Spam markiert wurden. Die Reputation Deines Absenders ist also wichtig. Die beste Chance hast Du natürlich, wenn der Empfänger die E-Mail-Adresse Deines Absenders in seinem Adressbuch eingetragen hat.

Wenn Du Deine Newsletters oder Einladungen mit einem Dienst wie Mailchimp oder eyevip verschickst, solltest Du von Deiner IT ein SPF (Sender Policy Framework) Record einrichten lassen. Mit dem SPF Record gibst Du dem Dienst die Berechtigung, E-Mails mit Deinem Absender zu versenden.

 

Eine saubere Versandliste

Die goldene Regel lautet: hole die ausdrückliche Einwilligung des Empfängers ein. Dazu solltest Du Deinen Empfängern immer die Möglichkeit geben, sich von Deiner Versandliste abzumelden. Mit einem „Optout“ reduzierst Du mögliche Beschwerden von verärgerten Empfängern. Beschwerden bringen immer „Spam-Punkte“. Zudem besteht die Gefahr, dass Du auf einer Schwarzen Liste („Blacklist“) landest. Es gibt verschiedene Webseiten im Netz, auf denen Du prüfen kannst, ob Du bereits auf einer Blacklist stehst, z.B. MXToolbox.

Halte Deine Versandliste aktuell. Wenn Nachrichten nicht zugestellt werden konnten, spricht man von „Bounces“. Es gibt zwei verschiedene Bounce-Arten:

  • Der Soft-Bounce
    Der Soft-Bounce ist temporär. Er wird in der Regel durch ein volles Postfach oder eine Abwesenheitsmeldung des Empfängers verursacht.
     
  • Der Hard-Bounce
    Der Hard-Bounce entsteht, wenn die E-Mail-Adresse nicht (mehr) existiert oder der E-Mail-Server keine E-Mails mehr empfangen kann. 

E-Mail-Adressen, die ein Hard-Bounce verursacht haben, solltest Du unbedingt aus Deiner Versandliste nehmen. Denn Hard-Bounces erhöhen die Gefahr als Spammer eingeordnet zu werden.

 

Weniger ist mehr

Spamfilter scannen den Inhalt jeder E-Mail durch. Deshalb ist der Inhalt Deiner Newsletter sehr wichtig.

Betreffzeile und Inhalt
Betreffzeilen und Texte mit GROSSBUCHSTABEN, mehrfache Ausrufungszeichen oder Sonderzeichen sind zu vermeiden. Auch gewisse Wörter sind Tabu. Nicht nur „Viagra“ sondern auch „Geld“, „Gewinner“ oder „gratis“ sind kritisch.

Die Gestaltung
Deine Newsletter sollte natürlich so wenig wie möglich an Spam erinnern. Farbige Schrift in grün, rot, blau oder gelb ist generell zu vermeiden. Auch das Verhältnis Bild/Text sollte ausgewogen sein. Zu viele oder zu grosse Bilder werden als Spam betrachtet.
Skripte, die zum Beispiel ein Element auf Klick ein- oder ausblenden würden, haben in einer Newsletter nichts zu suchen und gelten auch als spamverdächtig.

 

Testen, testen, testen

Vor dem Versand solltest du Deine Newsletter immer testen. Dieses Tool überprüft Deine E-Mail mit den Augen eines Spamfilters und sagt Dir was du verbessern kannst: http://mail-tester.com

Toi, toi, toi!